NOU! Misiunea Consulara a Romaniei la Washington, DC a deschis accesul la noul sistem SIMISC, prin care solicitanţii de servicii consulare trimit în avans, online, cererile lor şi îşi realizează singuri programarea (obligatorie acum pentru orice serviciu!) deplasării la misiune. Citiţi detaliile mai jos (punctele A şi B)
A. Servicii consulare asigurate de Misiunea Consulara a Romaniei la Washington, DC
NOTĂ: Ministerul Afacerilor Externe este un prestator delegat de servicii administrative pentru cetăţenii români şi străini, în virtutea unor instrucţiuni ale autorităţilor competente din România, fie prevăzute expres de lege, fie convenite între instituţia competentă din România şi MAE.
Din acest motiv, aceste servicii (numite consulare, fiind procesate în cadrul formal al unui oficiu consular sau secţie consulară a unei ambasade) sunt supuse unui “filtru de legalitate” din partea funcţionarilor consulari, pentru a putea fi soluţionate.
Pentru unele din aceste servicii (cum este cazul documentelor temporare de călătorie şi înscrierilor de fapte de stare civilă din ţara de reşedinţă), oficiul consular are mandatul autorităţilor competente din România pentru a finaliza procedura (emiterea documentului temporar de călătorie, eliberare certificatului românesc de stare civilă), caz în care devine şi decident pentru întrunirea condiţiilor legale de soluţionare.
În alte situaţii, oficiul consular este doar “veriga de legătură” între cetăţean şi autoritatea competentă din România, nefiind în acest caz decident, dar îndeplinind mai departe rolul de “filtru de legalitate”, avertizând persoana solicitantă dacă se constată neîndeplinirea condiţiilor legale pentru soluţionarea (în România, la instituţia competentă) a cererii. Atragem atenţia că în acest caz responsabilitatea şi efectele cererii cad în seama solicitantului, funcţionarul consular (sau MAE) neavând nici un rol în nefinalizarea cererii. În plus, dacă autoritatea competentă din România respinge cererea pe motive imputabile solicitantului, oficiul va informa despre acest lucru persoana în cauză, după care va clasa lucrarea ca fiind “soluţionată negativ”, fără posibilitatea recuperării taxelor consulare achitate. Doar pentru respingerea din România a unei cereri din motive neimputabile persoanei solicitante, pe bază de cerere personală, taxele recuperabile din cele achitate, pot fi restituite.
IMPORTANT: A fost deja introdus în utilizare (deocamdată doar la unele din misiunile României, între care se numără şi Washington) un nou sistem de interfaţă cu solicitanţii de servicii consulare, numit generic SIMISC (Sistem Informatic pentru Managementul Integrat al Serviciilor pentru Cetăţeni), care permite iniţierea unui serviciu consular prin intermediul unui portal din internet (moment în care vor fi furnizate digital toate datele/actele deţinute), astfel încât funcţionarul consular să aprecieze îndeplinirea condiţiilor legale de întocmire a serviciului consular (materializat prin validarea cererii electronice). După validare, solicitantul îşi va alege singur o programare disponibilă în acelaşi portal şi se va prezenta la misiune la data şi ora stabilite, cu toate documentele deţinute, în original (sau aşa cum le solicită procedura respectivă). În acest fel se asigură acceptabilitatea serviciului (programarea este posibilă numai dacă documentele sunt complete) şi o durată de aşteptare cât mai mică la sediul misiunii pentru preluarea şi procesare cererii.
B. Programarea serviciilor consulare (lucrul în SIMISC)
Sistemul SIMISC este complet funcţional! Vă rugăm sa vizionati prezentarea din portalul ECONSULAT (link: https://www.econsulat.ro/Video/Despre_sistem.mp4) pentru a vă familiariza cu modul în care trebuie să interacţionaţi cu sistemul SIMISC şi cum vă vor răspunde funcţionarii consulari prin intermediul acestui sistem. De asemenea, persoanele care nu ştiu să folosească un calculator sunt rugate să apeleze la cunoştinţe/prieteni/rude care ştiu şi îi pot ajuta. De asemenea, înţelegem că adaptarea la proceduri moderne de lucru cu publicul nu este un lucru facil pentru oricine. De aceea, pentru asigurarea unui “suport tehnic” de lucru cu SIMISC, puteţi apela la Email: washington.programari@mae.ro, cu rugămintea ca întotdeauna să menţionaţi numărul de cerere/cereri generate de SIMISC (gen “PE xxxxx”). Vă rugăm NU folosiţi telefoane mobile/tablete pentru accesul portalului! Utilizaţi un calculator fix sau un laptop, iar browserul recomandat a fi utilizat este “Google Chrome”. Utilizarea unui alt browser nu are garanţia funcţionării tuturor funcţiilor din portal! Aveţi nevoie şi de un scanner cuplat la calculator pentru a încărca în SIMISC documentele de suport scanate (în fişiere tip PDF sau JPEG).
Urmare intrării în funcţiune a SIMISC la misiunea Washington, procedura de lucru cu publicul se modifică de la 01 iunie 2016, după cum urmează:
1. Studiaţi mai întâi online, pe portalul de internet https://www.econsulat.ro/, condiţiile şi actele necesare pentru efectuarea serviciului consular dorit.
2. La PRIMA solicitare, fiecare petent va trebui să deschidă un cont în acel portal, folosind un cont de Email personal.
3. Portalul oferă explicaţii privind procedura de urmat şi actele necesare pentru orice serviciu consular. Selectaţi serviciul dorit şi completaţi toate datele solicitate. Veţi observa că sistemul vă solicită deja anumite documente, prevăzute de lege.
4. Treceţi în mod obligatoriu adresa de domiciliu sau reşedinţă din SUA! În funcţie de această adresă, cererea va fi arondată misiunii României care are în jurisdicţia sa acea locaţie. Conform legii, serviciile consulare se solicită numai misiunii care are în jurisdicţia sa adresa de reşedinţă sau domiciliu a petentului. Completaţi TOATE câmpurile cu date personale, nu numai cele cu steluţă roşie (care sunt obligatorii).
5. La unele lucrări (servicii consulare), sunt necesare anumite declaraţii. Veţi găsi în “Detalii cerere” opţiuni legate de aceste declaraţii, pe care le bifaţi corespunzător situaţiei concrete. În baza acestor bife, sistemul SIMISC generează automat declaraţiie, pe care le veţi semna la prezentarea personală la consulat.
6. Vizualizaţi cerinţele legale în materie de acte (vă este indicată o listă). Bifaţi actele deţinute, apoi, cu ajutorul scannerului, scanaţi aceste acte în format PDF sau JPEG şi le încărcaţi (upload) pe site.
7. După ce aţi încărcat prin portalul de internet toate actele deţinute şi cerute de lege pentru serviciul dorit, trimiteţi cererea la misiunea României la care aţi fost arondat (acţionaţi butonul verde “Trimite cerere”), pentru validare.
8. Funcţionarul consular verifică actele trimise faţă de servicul solicitat şi poate să ia două decizii: să valideze cererea sau să o respingă, motivând lipsurile constatate (cererile care nu au documentele de susţinere trimise scanat vor fi respinse întotdeauna!).
9. Dacă este respinsă, petentul va primi un mesaj de Email, avertizând că a fost primit un răspuns la cerere. Intraţi în contul deschis in Portalul ECONSULAT şi operaţi conform indicaţiilor, de regulă completând cererea cu documente suplimentare (menţionate în răspunsul funcţionarului consular). Apoi retrimiteţi cererea spre validare. Dacă nici acum cererea nu este completă, ciclul se reia, până când toate documentele prezentate sunt conforme cerinţelor legale şi cererea este validată.
10. După primirea validării, petentul îşi programează singur deplasarea la misiunea noastră (interviul), respectiv ziua şi ora, folosind secţiunea de “Programări” a sistemului SIMISC (care se activează numai după validare). Programarea se face în funcţie de tipul serviciului şi funcţionarul disponibil pentru acest tip de serviciu. La nevoie, puteţi reprograma data şi ora interviului, după necesităţi şi disponibilităţi.
11. Pentru depunerea cererii, solicitantul se va prezenta la sediul misiunii noastre, conform programării, respectiv în ziua şi ora stabilită de acesta. Nu uitaţi: deţinerea unei programări nu înseamnă 100% fezabilitatea cererii! Dacă la prezentarea documentelor se constată că situaţia reală diferă de cea dovedită cu documentele trimise scanat prin portalul ECONSULAT, iar actele prezentate nu se încadrează în cerinţele legii, serviciul consular va fi respins! De asemenea, NU vă cumpăraţi bilete în avans faţă de stabilirea programării şi nu vă prezentaţi la misiune fără o programare prealabilă!
IMPORTANT: Prezentarea la consulat fără programare şi verificarea prealabilă a documentelor necesare are următoarele consecinţe negative posibile:
Nu veţi avea prioritate la preluarea cererii, prioritate având doar persoanele programate;
Există posibilitatea ca, dacă ziua este complet ocupată de programări, solicitarea dumneavoastră să nu poată fi preluată deloc în acea zi. În ziua următoare situaţia se poate repeta.
Nu suntem responsabili dacă vă prezentaţi fără documentele necesare prevăzute de lege, iar serviciul consular este respins la ghişeu! Motivaţii gen “n-am ştiut”, “nu mi s-a spus”, “n-am crezut că este necesar”, “data trecută când am făcut acelaşi lucru nu mi-a trebuit”, etc., nu sunt acceptabile şi nu vor fi luate în consideraţie! În plus, veţi consuma timp şi bani în defavoarea dumneavoastră, cu o deplasare care nu va avea finalitatea dorită.
C. Util pentru cetăţenii români aflaţi pe teritoriul SUA, temporar sau permanent
La data de 14 mai 2014 a fost lansată aplicaţia electronică pentru telefoane mobile, în cadrul campaniei “Călătoreşte în siguranţă”, şi care, atât pentru platformele iOS, cât şi Android, permit obţinerea sau furnizarea de informaţii utile cetăţenilor români aflaţi în străinătate.
Aplicaţia pentru telefoane mobile oferă, în plus, posibilitatea cetăţenilor români de a se înregistra în evidenţa ambasadelor şi consulatelor României, mai ales în statele care prezintă riscuri de călătorie, astfel încât, în caz de pericol, să poată să fie contactaţi de către funcţionarii consulari.
Informaţii suplimentare pot fi gasite la acest link: http://www.mae.ro/app_cs
De asemenea, cetăţenii români aflaţi pe teritoriul SUA pot, conform legii, absolut benevol, să îşi înscrie prezenţa lor aici la misiunile României din SUA (conform jurisdicţiei). Acest lucru serveşte la acordarea de asistenţă consulară în caz de necesitate (autorităţile americane nu funizează date personale autorităţilor române, iar în cazul unor evenimente, când familia doreşte să contacteze persoana în cauză, nu suntem în măsură să furnizăm datele solicitate sau să o contactăm). Datele furnizate cad sub incidenţa legii române privind protecţia datelor personale şi sunt menite să fie utilizabile strict în condiţiile legii. Această înregistrare NU reprezintă vreo modificare de statut (schimbare de domiciliu, înregistrare de reşedinţă în străinătate sau altele asemenea).
Datele de interes sunt:
Datele vor fi transmise pe adresa de email washington.consul@mae.ro